Glosario veterinario: los términos de la operación de una clínica
Las palabras que una clínica veterinaria usa todos los días, y las que oye por primera vez al abrir su propio negocio: del expediente y la nota SOAP al kardex de hospitalización, del FEFO y la merma al corte de caja, y del RFC y el CFDI a SENASICA y los RPBI.
Cada definición está escrita por el equipo de Petly para explicar qué es el término y cómo se usa en la operación de una clínica en México. No es consejo médico ni asesoría fiscal o legal: para eso, tu médico veterinario, tu contador o la autoridad correspondiente.
Clínica y expediente
- AnamnesisLa entrevista con el propietario al inicio de la consulta: qué le pasa al paciente, desde cuándo y qué antecedentes tiene.
- Cartilla de vacunaciónEl documento del paciente donde se anotan las vacunas y desparasitaciones aplicadas, con fecha, producto y médico.
- Cédula profesionalEl documento de la SEP que acredita que un médico veterinario tiene título registrado y puede ejercer. Va en recetas y expedientes.
- Consentimiento informadoEl documento con el que el propietario acepta un procedimiento después de que se le explican sus riesgos, alternativas y costo.
- Expediente clínico veterinarioEl registro completo de un paciente: consultas, vacunas, recetas, estudios y procedimientos, con quién los atendió y cuándo.
- Medicamentos controladosLos medicamentos con estupefacientes o psicotrópicos, cuya compra, uso y venta exigen registro y control especial ante la autoridad.
- Nota SOAPEl formato de nota clínica en cuatro partes: Subjetivo, Objetivo, Análisis y Plan. Ordena lo que cuenta el dueño, lo que se encuentra y lo que sigue.
- Receta veterinariaEl documento con el que el médico veterinario indica un medicamento, con sus datos, su cédula y los del paciente y el propietario.
- Signos vitalesLas mediciones básicas del estado del paciente que se registran en cada consulta u hospitalización: temperatura, frecuencias y más.
- TriageLa clasificación de los pacientes que llegan sin cita según la urgencia, para decidir a quién se atiende primero.
Inventario
- Consumo internoLos medicamentos e insumos que se usan en consulta, cirugía u hospitalización y salen del inventario sin venderse por separado.
- Conteo físico de inventarioContar lo que de verdad hay en el anaquel y compararlo con lo que dice el sistema, para encontrar diferencias y corregirlas.
- Fecha de caducidadLa fecha hasta la cual el fabricante garantiza que un producto conserva sus propiedades. Después ya no debe usarse ni venderse.
- FEFOLa regla de inventario que manda vender o usar primero lo que caduca primero, sin importar cuándo se compró.
- LoteEl grupo de unidades de un producto fabricadas juntas, con un número y una fecha de caducidad comunes. Permite rastrear y retirar.
- MermaEl valor del inventario que se pierde sin venderse ni usarse: productos caducados, dañados, abiertos sin terminar o faltantes.
- PEPSPrimeras entradas, primeras salidas: rotar y valuar el inventario según el orden en que se compró. En inglés, FIFO.
Caja y finanzas
- Corte de cajaEl cierre del turno o del día que compara lo vendido por forma de pago con el efectivo y los comprobantes que realmente hay.
- Costo por consultaLo que le cuesta a la clínica dar una consulta: su parte de los costos fijos del mes más los insumos que se usan en ella.
- Margen brutoLa parte de cada venta que queda después de restar el costo de lo vendido, antes de gastos fijos. Se expresa en porcentaje.
- Punto de equilibrioEl nivel de ventas en el que la clínica no gana ni pierde: lo que deja cada servicio alcanza justo para pagar los costos fijos.
- Punto de ventaEl sistema con el que la clínica cobra servicios y productos, emite el ticket y descuenta el inventario en el momento de la venta.
- Tasa de inasistenciaEl porcentaje de citas agendadas a las que el cliente no llega ni cancela. Cada una es un espacio de agenda que no se cobra.
- Ticket promedioLo que gasta en promedio cada cliente por visita: las ventas de un periodo entre el número de cobros. Mide cuánto deja cada visita.
Clientes y agenda
- Agenda en líneaLa agenda de la clínica en un sistema compartido, con citas por médico y servicio que el equipo y, si se permite, el cliente pueden ver.
- Recordatorio de vacunaEl aviso al propietario de que se acerca la fecha del siguiente refuerzo o desparasitación de su mascota, para que agende.
- Retención de clientesLa proporción de clientes que vuelven a la clínica en un periodo. En veterinaria, la mayor parte del ingreso viene de pacientes que regresan.
Fiscal y trámites
- Aviso de privacidadEl documento que informa a los clientes qué datos personales recaba la clínica, para qué los usa y cómo pueden ejercer sus derechos.
- CFDILa factura electrónica del SAT: un archivo XML timbrado que ampara una venta o un servicio. Hoy se emite en la versión 4.0.
- COFEPRISLa autoridad sanitaria federal de la Secretaría de Salud. En veterinaria interviene sobre todo en el control de medicamentos controlados.
- Derechos ARCOAcceso, Rectificación, Cancelación y Oposición: los derechos de una persona sobre sus datos personales frente a quien los guarda.
- IVAEl impuesto que se suma al precio de bienes y servicios y que la clínica cobra por cuenta del SAT. La tasa general es de 16 %.
- Médico Veterinario Responsable AutorizadoEl médico veterinario que SENASICA autoriza como responsable sanitario de un establecimiento, como una clínica o un hospital.
- RESICOEl Régimen Simplificado de Confianza del ISR, con tasas bajas sobre ingresos cobrados para personas físicas con ingresos de hasta 3.5 millones.
- RFCLa clave con la que el SAT identifica a cada contribuyente. Una clínica la necesita para facturar y para casi cualquier trámite.
- RPBILos residuos peligrosos biológico-infecciosos, como agujas, sangre y tejidos, que la clínica separa, envasa y entrega a una empresa autorizada.
- SENASICALa autoridad federal de sanidad animal. Ante ella, las clínicas veterinarias presentan su aviso de inicio de funcionamiento.
De la palabra al sistema.
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